Partners In Technisch Beheer B.V. | Postbus 11173 | 3004 ED  Rotterdam | Telefoon: 088 - 355 88 00 | E-mail

Regels binnen een VvE

Bekende begrippen binnen een VvE, wat betekenen ze?

Het huishoudelijk reglement

Naast de splitsingsakte met daarin het splitsingsreglement en de statuten van de Vereniging van Eigenaars, wordt in de praktijk ook een zgn. huishoudelijk reglement opgesteld waarnaar in het reglement van splitsing kan worden verwezen. In het huishoudelijk reglement worden de woon- en leefregels opgesomd van de eigenaars dan wel bewoners. Het huishoudelijk reglement mag natuurlijk geen bepaling bevatten die in strijd is met de wet, de splitsingsakte of het splitsingsreglement. Het huishoudelijk reglement hoeft niet in het kadaster te worden ingeschreven maar het mag wel. Indien het in het kadaster wordt ingeschreven dan kan het gemakkelijker voor derden kenbaar worden geacht. Overigens, het huishoudelijk reglement is ook van toepassing voor de bewoners dus ook voor eventuele huurders. Het mag duidelijk zijn dat in verband met de bepalingen in het huurrecht de appartementseigenaar er goed aan doet het huishoudelijk reglement bij de huurovereenkomst te voegen en de huurder er uitdrukkelijk op te wijzen dat het huishoudelijk reglement onlosmakelijk onderdeel is van de huurovereenkomst. Het huishoudelijke reglement wordt anders dan het reglement van splitsing door de vergadering van eigenaars vastgesteld en eventueel gewijzigd. Voor wijzigingen van het reglement van splitsing moet een door de wet (artikel 139 BW) voorgeschreven procedure worden gevolgd.

Ondersplitsing

Appartementsrechten kunnen zelf ook in appartementsrechten worden gesplitst. Dit heet ondersplitsing. Denk hierbij aan een flatgebouw bestaande uit woningen vanaf de eerste verdieping en winkels op de begane grond. Het gebouw kan vervolgens verdeeld worden in twee appartementen: de winkels op de begane grond en de daarboven gelegen woningen. Vervolgens kunnen de winkels op de begane grond weer ondergesplitst worden evenals de daarboven gelegen woningen. Het spreekt voor zich dat de verschillende aktes en de reglementen niet strijdig ten opzichte van elkaar mogen zijn.

De Vereniging van Eigenaars (VvE)

Blijkens artikel 112 lid sub e BW moet in elke akte van splitsing een vereniging van eigenaars worden opgericht. Van deze vereniging is iedere appartementseigenaar van rechtswege lid (artikel 125 BW). De VvE ontstaat zodra de appartementsrechten aan verschillende personen toebehoren. Indien dus ten tijde van de overschrijving van de akte van splitsing alle appartementsrechten nog aan een persoon gezamenlijk toebehoren dan is de VvE nog geen feit ( Sinds 1 Mei 2005 is de VvE een feit wanneer de akte is gepasseerd ). De VvE heeft tot doel de gemeenschappelijke belangen van de appartements-eigenaars te behartigen (artikel 112 lid 1 sub e BW). De vereniging voert het beheer over de gemeenschap, uitgezonderd de gedeelten die bestemd zijn om als afzonderlijk geheel te worden gebruikt (artikel 126 lid 1 BW). De VvE heeft verschillende organen:
1. de vergadering van eigenaars;
2. het bestuur;
3. de voorzitter van de vergadering van eigenaars;
4. de raad van commissarissen of
5. kascommissie.

Het bestuur van de VvE

De vergadering van eigenaars kiest uit de leden van de vereniging een voorzitter die de vergadering dient te leiden. In het splitsingsreglement staat vaak voorgeschreven dat het bestuur berust bij één of meer bestuurders. Tot 1 januari 1992 gebruikte men de term administrateur. De taken van de bestuurder:
- het uitschrijven van de vergadering
- het notuleren van de vergadering
- het uitvoeren van de besluiten die op de vergadering zijn genomen
- het afsluiten van verzekeringen
- het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan
- het samenstellen van een begroting
- het vaststellen en incasseren van de periodieke bijdrage
- het beheren van de financiën
Het bestuur wordt door de vergadering van eigenaars benoemd en kan door diezelfde vergadering worden geschorst en ontslagen (artikel 131 lid 2 BW). Het bestuur heeft een uitvoerende taak met betrekking tot de besluiten van de vergadering. Daarbij heeft het bestuur ook een beheerstaak met betrekking tot de financiën van de vereniging. Artikel 126 bepaalt dat de vereniging het beheer voert over de gemeenschap. Deze bepaling is sinds de wetswijziging van 19 februari 2005 uitgebreid met een verplichting voor de vereniging om een reservefonds aan te houden ter bestrijding van de andere dan de gewone jaarlijkse kosten. Zoals genoemd dient een bestuur door de vergadering te worden benoemd (artikel 131 lid 2 BW). Het kan in de praktijk voorkomen dat dit uitblijft omdat er geen bestuurder is.

Meerjarenonderhoudsplan

Indien het onderhoud aan appartementencomplex op ad hoc basis plaatsvindt, zal dit zelden in goede harmonie in de vergadering besproken kunnen worden. De omvang van het onderhoud en de bijbehorende kosten zal menig appartementseigenaar verrassen. Een meerjaren onderhoudsplan is van essentieel belang voor een VvE. De te plegen onderhoud werkzaamheden dienen met betrekking tot de tijdplanning schematisch te worden weergegeven. Indien zo’n meerjaren onderhoudsplan opgesteld is, is de vergadering snel te overtuigen dat het reserveren van geld noodzakelijk is. Vaak staan in het reglement van splitsing bijzondere regels met betrekking tot bepaalde reserveringsfondsen.

Begroting

De VvE dient een begroting vast te stellen op grond waarvan de bijdragen van de appartementseigenaars vastgesteld kunnen worden. De begroting kan de volgende posten bevatten:
- onderhoud
- verzekeringen
- reservefonds
- eigenaarbijdrage.

Onderhoud

Het onderhoud kan worden onderscheiden in het kleine onderhoud en het grote onderhoud. Het grote onderhoud zal gekoppeld zijn aan het meerjaren onderhoudsplan. Het klein onderhoud is bedoeld voor de kleine dagelijkse reparaties.

Verzekeringen

Het modelreglement schrijft voor dat de bestuurder van de VvE een opstalverzekering en een verzekering voor de wettelijke aansprakelijkheid op naam van de gezamenlijke appartementseigenaars moet afsluiten. De premie dient te worden opgenomen in deze post. Met betrekking tot de verzekering van appartementsrechten kunnen zich problemen voordoen, bijvoorbeeld indien een appartement door verbouwingen in waarde gestegen is. Dit zal z’n gevolgen hebben voor de verzekering (onderverzekering). Artikel 119 lid 2 BW bepaalt dan ook dat de appartementseigenaar de VvE direct van de veranderingen in kennis moet stellen. De vereniging kan dan immers de verzekeringspolis aan laten passen.

Reservefonds

Het reservefonds is bedoeld voor de uitgave van de kosten van toekomstig groot onderhoud. Ook hier vindt de koppeling met het meerjaren onderhoudsplan plaats. Onvoorziene uitgaven kunnen uit dit reservefonds worden voldaan. In het splitsingsreglement kunnen bepalingen zijn opgenomen over het reservefonds.

Eigenaarbijdrage

De bijdrage van de appartementseigenaars worden vastgesteld naar de breukdelen zoals die zijn opgenomen in de splitsingsakte. Het appartementencomplex dient afdoende te worden verzekerd. Een appartementseigenaar heeft echter slechts recht op het gebruik van zijn privé-gedeelte. Het is derhalve moeilijk om iedere appartementseigenaar zijn verzekering zelf te laten regelen. Om deze reden bepaalt artikel 112 BW dat het reglement van splitsing een regeling moet inhouden met betrekking tot de vraag door wiens zorg en tegen welke gevaren het gebouw ten behoeve van de gezamenlijke appartementseigenaars moet worden verzekerd.

Het beheren van de financiën

De bestuurder dient de financiën van de VvE te beheren. Hij dient dit in naam van de vereniging te doen. De bank- of girorekening dient dus op naam van de vereniging te staan. Voorst moet de bestuurder de periodieke bijdragen innen, desnoods door middel van een deurwaarder. Rechtsvorderingen kunnen echter pas na goedkeuring van de algemene ledenvergadering plaats vinden. De bestuurder dient dus wel eerst gemachtigd te zijn voordat hij rechtsmaatregelen (laat) nemen.

De voorzitter van de vergadering van eigenaars

De voorzitter wordt door de vergadering benoemd. Hij heeft, evenals het bestuur, de bevoegdheid om de vergadering van eigenaars bijeen te roepen (artikel 127 lid 2 BW). Voorts is hij belast met de leiding van de vergadering. De voorzitter vervangt het bestuur indien het bestuur niet kan optreden. De statuten kunnen echter een andere regeling bevatten.

De Raad van Commissarissen

De statuten kunnen voorschrijven dat een Raad van Commissarissen wordt ingesteld. Deze commissarissen hebben dan als taak het jaarverslag en de rekening en verantwoording van het bestuur onderzoeken. De Raad van Commissarissen dient hierover verslag over uit te brengen aan de vergadering. Indien de statuten niet in een instelling van een Raad van Commissarissen voorziet, moet de vergadering van eigenaars jaarlijks een (kas)commissie benoemen.

De kascommissie

De jaarlijks door de vergadering van eigenaars te benoemen (kas)commissie dient tenminste uit twee leden te bestaan. Het bestuur mag geen deel uitmaken van de kascommissie. De kascommissie heeft tot taak het jaarverslag en de afgelegde verantwoording van het bestuur te onderzoeken en hun bevindingen aan de vergadering mee te delen. Het komt vaak voor dat een vergadering besluit één of meer commissies in te stellen zoals bijvoorbeeld een huishoudelijke en een technische commissie. Deze commissies geven dan advies aan de bestuurder of de vergadering. Zij kunnen echter nooit zelfstandig een besluit nemen en de VvE hieraan binden. Tenzij natuurlijk de vergadering van eigenaars hen hiertoe heeft gemachtigd.

Slapende vereniging

Een slapende vereniging van eigenaars is een vereniging die niet actief is. Dit is vaak het geval bij kleine verenigingen. Deze situatie is niet bevorderlijk voor het onderhoud aan het gebouw en het woongenot (achterstallig onderhoud, hoge kosten, verstoorde verhoudingen).

Copyright 2007-2012: Partners In Technisch Beheer B.V.